Pesquisar este blog

sexta-feira, 31 de março de 2017

Relatório – 2ª atividade


O Arquivo Central da Unb possui arquivo corrente, composto por documentos produzidos internamente, arquivo intermediário de algumas áreas e arquivo permanente da UNB. Portanto é composto por diversas e diferentes espécies documentais entre elas: memorandos, formulários, ofícios, termos, relatórios, atas, cartas, contratos.
Cada espécie documental pode possuir funções diversas, como memorando de consultoria arquivística, formulário de solicitação de transferência, ofício de acesso a documentos, termos de responsabilidade, relatórios setoriais, atas de reuniões, contratos de locação.
Assim como as funções, os tipos documentais são também diversos, por exemplo, memorando de consultoria arquivística para controle de assistência técnica.
Cada fase dos ciclos de vida possui séries documentais específicas. No arquivo corrente as séries são as de documentos internos: consultorias arquivísticas, por exemplo. No arquivo intermediário possui séries que ainda não foram eliminadas que já cumpriram o tempo na tabela de temporalidade como: transferências optativas ou obrigatórias de alunos, adicional noturno de servidores.         
No arquivo permanente ficam as séries de toda a UNB separadas por unidades: SAA, DGP, etc.
O ACE utiliza o plano de classificação do CONARQ para as áreas meio e do IFES para área fim. Os servidores não acham que seja o plano ideal, portanto sugerimos que se elabore um plano específico para as séries documentais da UNB.

As ações arquivísticas que poderiam ser implantadas no ACE são: um local específico para higienização, regulamentar o processo de higienização, aumentar o número de técnicos de arquivo, faltam normas e padronizações, aumentar e otimizar o espaço físico e melhorar o fluxo documental.                 

Correção atividade 1 - Análise diplomática mínima

Link para atividade anterior: 

http://diplogia.blogspot.com.br/2017/03/analise-diplomatica-e-tipologica.html

Série Documental: Transferência voluntária ou facultativa indeferidas
Denominação do documento
Transferência Voluntária ou Facultativa
Forma
Original
Formato e dimensões
Processo não formal
Suporte
papel
Gênero
textual
Validação
assinatura, carimbo
Série Documental: Contratos de locação
Denominação do documento
Termo de contrato de locação
Forma
Original
Formato e dimensões
Processo não formal
Suporte
papel
Gênero
textual
Validação
Assinatura, carimbo e papel timbrado
Série Documental: Adicional Noturno
Denominação do documento
Solicitação de adicional noturno
Forma
Original
Formato e dimensões
Folha avulsa
Suporte
papel
Gênero
textual
Validação
Assinatura e carimbo

sexta-feira, 24 de março de 2017

Análise Diplomatica e Tipologica

Quadros adaptados do texto:
LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: MARQUES, Antonio José; STAMPA, Inez Terezinha Stampa. (Orgs.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

Link para correção do Quadro 1 da atividade: http://diplogia.blogspot.com.br/2017/03/blog-post.html

QUADRO 1 – Elementos mínimos para análise diplomática (Lopez, 2012, p. 23)
Série Documental: Transferência voluntária ou facultativa indeferidas
Denominação da espécie
Formulário de Transferência Voluntária ou Facultativa
Características internas principais
Original
Características externas principais
Processo não formal, textual, papel
Trâmite
Solicitação do aluno, entrada no SAA, encaminha para os departamentos que analisa e devolve para o SAA. 

Série Documental: Contratos de locação
Denominação da espécie
Termo de contrato de locação
Características internas principais
Original
Características externas principais
Processo não formal, textual, papel
Trâmite
Elaboração pelo setor responsável, inclusão dos demais documentos do interessado, assinatura do termo e entrega ao setor responsável para providências. 

Série Documental: Adicional Noturno
Denominação da espécie
Formulário de solicitação de adicional noturno
Características internas principais
Original
Características externas principais
Folha avulsa, textual, papel
Trâmite
Preenchimento pelo servidor da UNB, entrada na DGP/UNB para as providências cabíveis. 




Quadro 2 – Possibilidades de contextualização tipológica (Lopez, 2012, p. 25)
Fundo/Titular
Espécie
Função arquivística
Tipo arquivístico
UNB
Processo de Transferência Voluntária ou Facultativa
Solicitação de Transferência Voluntária ou Facultativa
Processo de solicitação de Transferência Voluntária ou Facultativa (simplificável para Processo de Transferência Voluntária ou Facultativa)
UNB
Processo de contrato de locação
Registro de contrato de locação
Processo de registro de contrato de locação (simplificável para Processo de contrato de locação)
UNB
Formulário de solicitação de adicional noturno
Registro de horário noturno dos servidores
Formulário de solicitação de adicional noturno para registro de horário noturno dos servidores (simplificável para Formulário de adicional noturno dos servidores)




Quadro 3 – Exemplo de plano de classificação tipológica.
Fonte: Adaptação de André Porto Ancona Lopez, 2011, p. 29.


Fundo: Fundação Universidade de Brasília

Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas


ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO

Função


Espécie

Nº de docs

Datas-Limite


Adicional Noturno

Ficha Individual de Adicional Noturno



2


out/2001

Organismo: Secretaria de Administração Acadêmica


ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO

Função


Espécie

Nº de docs

Datas-Limite

Transferência Voluntária ou Facultativa



Processo de Transferência


Aproximadamente 30



jan/2011-dez/2012

Organismo: Secretaria de Gestão Patrimonial


ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO

Função


Espécie

Nº de docs

Datas-Limite

Contrato de Locação


Processo de Locação

Aproximadamente 60

jan/2002-dez/2003




Quadro 4 – Modelo do quadro 3 com o s códigos de classificação.

Fundo: Fundação Universidade de Brasília

Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas


                        ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função

Espécie
Nº de docs
Datas-Limite
Código de Classificação
Adicional Noturno
Ficha Individual de Adicional Noturno

2
out/2001
024.132 Noturno

Fundo: Fundação Universidade de Brasília

Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas

                    
                          ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função

Espécie
Nº de docs
Datas-Limite
Código de Classificação

Transferência Voluntária ou Facultativa


Processo de Transferência

Aproximadamente 30


jan/2011-dez/2012
125.131 Voluntária ou Facultativa

Fundo: Fundação Universidade de Brasília

Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas


                           ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função

Espécie
Nº de docs
Datas-Limite
Código de Classificação
Contrato de Locação

Processo de Locação
Aproximadamente 60
jan/2002-dez/2003
041.15 Locação, arrendamento, comodato




Códigos e Prazos de Guarda das series documentais analisadas.
ASSUNTO
PRAZOS DE GUARDA

DESTINAÇÃO FINAL
OBSERVAÇÃO

FASE CORRENTE
FASE INTERMEDIÁRIO


000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
020 PESSOAL
024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES
E VANTAGENS
024.13 ADICIONAIS
024.132 NOTURNO
5 ANOS
47 ANOS
ELIMINAÇÃO

040 PATRIMÔNIO
NORMAS, DECISÕES DE
CARÁTER GERAL
041.1 AQUISIÇÃO
041.15 LOCAÇÃO, ARRENDAMENTO,
COMODATO
ATÉ AS CONTAS SEREM APROVADAS
5 ANOS, COMEÇANDO A CONTAR DA APROVAÇÃO DAS CONTAS
ELIMINAÇÃO

100 ENSINO SUPERIOR
125 INGRESSO
125.13 TRANSFERÊNCIA
125.131 VOLUNTÁRIA OU FACULTATIVA
5 ANOS

GUARDA PERMANENTE

125.132 EX OFFICIO
5 ANOS

GUARDA PERMANENTE