O Arquivo Central da Unb possui
arquivo corrente, composto por documentos produzidos internamente, arquivo
intermediário de algumas áreas e arquivo permanente da UNB. Portanto é composto
por diversas e diferentes espécies documentais entre elas: memorandos,
formulários, ofícios, termos, relatórios, atas, cartas, contratos.
Cada espécie documental pode
possuir funções diversas, como memorando de consultoria arquivística,
formulário de solicitação de transferência, ofício de acesso a documentos,
termos de responsabilidade, relatórios setoriais, atas de reuniões, contratos
de locação.
Assim como as funções, os tipos
documentais são também diversos, por exemplo, memorando de consultoria arquivística
para controle de assistência técnica.
Cada fase dos ciclos de vida possui
séries documentais específicas. No arquivo corrente as séries são as de
documentos internos: consultorias arquivísticas, por exemplo. No arquivo
intermediário possui séries que ainda não foram eliminadas que já cumpriram o
tempo na tabela de temporalidade como: transferências optativas ou obrigatórias
de alunos, adicional noturno de servidores.
No arquivo permanente ficam as
séries de toda a UNB separadas por unidades: SAA, DGP, etc.
O ACE utiliza o plano de
classificação do CONARQ para as áreas meio e do IFES para área fim. Os
servidores não acham que seja o plano ideal, portanto sugerimos que se elabore
um plano específico para as séries documentais da UNB.
As ações arquivísticas que
poderiam ser implantadas no ACE são: um local específico para higienização,
regulamentar o processo de higienização, aumentar o número de técnicos de
arquivo, faltam normas e padronizações, aumentar e otimizar o espaço físico e
melhorar o fluxo documental.
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