Segundo o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos
arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam
maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
O plano de classificação documental -
PCD é, segundo Faria (2006), o instrumento de gestão que organiza, em um plano
intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os
critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por
meio das unidades de
classificação.
No caso de classificação de documentos
arquivísticos, Schellenberg (2002) também contribuiu para o estudo referente à
classificação dos documentos públicos, dividindo em três tipos: funcional,
organizacional e por assunto:
·
Classificação
funcional – trata dos problemas encontrados em reunir os documentos públicos de
acordo com a função/atividade.
·
Classificação
estrutural - objetivando construir a classificação dos documentos com base na
estrutura da instituição, sendo ela por setores ou departamentos.
·
Classificação
por assunto - agrupa documentos segundo sua organização e função. “Na
classificação de tais documentos, os cabeçalhos de assunto devem ser tirados da
análise do assunto dos documentos” (SCHELLENBERG, 2002, p.93).
SENADO FEDERAL
O plano de classificação utilizado pelo
Senado Federal possui metodologia de classificação funcional, ou seja, seus
documentos são classificados de acordo com as funções, dividido no seguintes
níveis: função, subfunção, atividade e tipologia documental. O tipo de
odificação utilizada é a numérico-significativa, agrupados de algum modo
significativo ou em blocos.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES – MEIO
O Plano de Classificação de Documentos
da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades - Meio apresenta um
Índice, constante do Anexo II, que faz parte integrante. O Índice é um
instrumento complementar do Plano de Classificação que relaciona
alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções,
subfunções e atividades, bem como os termos e expressões utilizados com maior frequência
para a recuperação dos documentos, a partir das variantes do seu conteúdo e das
modalidades de sua produção.
No Plano de Classificação, as funções,
subfunções, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados
e recebem códigos numéricos próprios. O Plano de Classificação é, portanto, a
representação gráfica da classificação, nesse caso, realizada de acordo com o
critério funcional e não estrutural, uma vez que as estruturas são frequentemente
alteradas, enquanto as funções, subfunções e atividades permanecem praticamente
inalteradas com o decorrer do tempo.
FARIA, Wadson
Silva. A normalização dos
instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das
resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral
Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade
de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e
Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da
Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006. Disponível
em:<http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_arquivos/1/TDE-2007-04-27T152201Z-872/Publico/Dissert.pdf>.
Acesso em: 19 maio 2017.
MANUAL de Aplicação do Plano de
Classificação e da Tabela de Temporalidade de documentos da Administração
Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. Disponível em:< http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/gestao/pdf/Manual_Aplicacao_da_Tabela_Temporalidade_Atividade_Meioversao_paraPDF.pdf>.
Acesso em: 19 maio 2017.
SCHELLENBERG,
T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2002.