Conceitos
Arquivologia: Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as
informações que possam ser registradas em documentos
de arquivo.
Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos
diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise,
identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização,
publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de
informações;
Documento: Uma informação associada a um suporte material;
Documento de arquivo: É um documento produzido, recebido e mantido por uma organização ou
pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades
a fim de provar e/ou informar;
Diplomática: É a disciplina que estuda a gênese, formas e transmissão
dos documentos de arquivo e a sua relação com os feitos representados neles com
o seu produtor, com o fim de identificar, avaliar e comunicar a sua verdadeira
natureza;
Função da diplomática: Serve para comprovar a autenticidade, ajuda
a identificar a espécie, auxiliando na classificação e analisa o tramite dos
documentos;
Importância da diplomática para a arquivologia: Auxilia a
identificar e definir o documento, nosso objeto de estudo. Para exercer nossas
atividades arquivisticas, precisamos identificar os elementos dos documentos de
arquivo e, para isso, precisamos da diplomática;
Espécie: Configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo – boletim,
certidão, declaração, relatório;
Tipologia ou tipo documental: É a configuração que assume a espécie
documental, de acordo com a atividade que a gerou. Espécie + Função;
Processos documentais: Processo é o conjunto de documentos que exige
estudo detalhado e procedimentos expressados por despacho, pareceres técnicos,
anexos, instruções de pagamento de despesa;
Trâmite: Estágios dos documentos para chegar à sua forma autêntica;
Série documental: Documentos organizados de acordo com o
procedimento administrativo ou conservados como uma unidade porque é o
resultado da mesma gestão ou procedimentos, ou da mesma atividade, tem uma
mesma tipologia, ou devido a qualquer outra relação derivada de sua criação, recepção
ou utilização;
Autenticidade: É compreendida como o conjunto de elementos que
caracterizam a confiabilidade de um documento. Por isso, para que um documento
se torne autêntico necessita ser criado por entidade competente e possuir
elementos que garantam sua existência, tais como assinaturas, carimbos e marcas
d’água;
Veracidade: É quando a informação no documento é verdadeira, ou
seja, são aqueles que suportam os testes sobre si mesmos.
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