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sexta-feira, 9 de junho de 2017

ROTEIRO PARA A APRESENTAÇÃO DAS OFICINAS

ROTEIRO PARA A  APRESENTAÇÃO DAS OFICINAS

· O nosso grupo analisou a série documental dos processos de compra de material permanente na UnB com dispensa de licitação, com foco em destacar a importância da Arquivologia e Diplomática nesses processos e os demais conceitos ensinados nas disciplinas de Diplomática e Arquivo permanente 1;

· Para a apresentação desses conceitos, iremos explicar como o processo de compra ocorre na UnB, salientando o trâmite, contexto do processo e o produtor arquivístico em um caso específico;

· Todo ano a UnB tem um orçamento definido para ser distribuído para todos os departamentos da Universidade (Reitoria, Prefeitura, Faculdades, etc.). O orçamento é dividido entre os departamentos de acordo com critérios internos, mas não ocorre de forma isonômica;

· O exemplo analisado é de uma aquisição de ventilador e lixeira solicitado pela Faculdade de Planaltina, sendo, portanto este o sub-fundo arquivístico e o produtor arquivístico é a UnB;

· A área envia memorando solicitando a aquisição dos itens, já com 03 (três) orçamentos, para o departamento financeiro da UnB, que autoriza ou não a emissão da nota de empenho (que é a promessa de pagamento realizada pelo Setor Público). O departamento de compras emite a nota de empenho para a empresa que apresentou menor valor dentre as 3 orçadas e faz contato com a empresa para combinar a entrega dos produtos;

· Recebido o produto o setor deve acusar o recebimento, atestar com assinatura e carimbo a nota fiscal e reenvia para o setor de finanças e pagamento (Diretoria de Contabilidade e Finanças - DCF). A Diretoria efetua o pagamento, emite a guia de recebimento e despacha para o setor que solicitou a compra, que é o trâmite final do processo (no arquivo corrente da área);

· O correto trâmite do processo, passando por diversos setores, com várias assinaturas, é que garante a autenticidade do processo, mas não necessariamente garante a não existência de fraudes e a veracidade das informações, uma vez que foi identificado que a atividade de solicitação de orçamentos pode ser facilmente fraudada, uma vez que é realizada por um setor apenas sem dar oportunidade para quem queira participar da licitação, cabendo a escolha do setor sobre a quem solicita os orçamentos;

· Os processos de compra passam por auditorias da CGU e do TCU, mas como são muitos e diversos na universidade e a auditoria é realizada por amostragem, há brecha para que ocorram divergências nos processos;

· Após explicação do grupo aos visitantes sobre o processo de compras, associando o exemplo citado com os conceitos relacionados, pediremos a opinião/visão dos visitantes acerca do assunto e daremos o brinde com o endereço do nosso blog pedindo que acessem para obterem maiores informações.

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